产品经理如何组织高效的产品展示会(干货)
“大家好,我是阿精,号称产品界的吴彦祖,沉稳而不呆板”
“吴彦祖,我们下午三点开会”
“收到”
阿静认为,所有的产品经理在日常工作中都会有大大小小的会议,比如每周的项目会、需求评审会、需求讨论会、互动评审会、项目总结会等等,没有什么不协调的感觉描述。
说实话,“白天开会,晚上上班”产品宣讲,在大公司小公司都不少见。
说实话,就连厦门吴彦祖阿静也深感苦恼!
但是真的有那么多会议要开一整天吗?
每次会议的节奏是否合理运用?
如果你苦于会议太多,时间太,不妨看看阿精总结的会议合集。
提高效率,拒绝无效会议。
白天开会,白天工作,晚上回去熬好汤。 对猫来说不香吗?
1. 为什么需要高效的会议? 一、会议目的
要了解开会的目的,首先要了解什么是开会?
会议是指在有限的时间和地点,按照一定的程序,有组织、有领导、有目的的审议。
划重点,“组织”、“领导”、“目的”、“程序”是会议的主要内容。
而“时间和地点有限”也是一个重要的限制因素。
可以说,开会的目的就是沟通,解决问题。
解决问题是重点,开会是更高效解决问题的一种方式。
2.失败的会议结果
1)会议开入流水账
开会没有目的,导致会议的过程只是为了说明问题,没有明确的会议目的,很容易偏离会议的主题,
一开一开就变成了记录日常事情的会议。
会议内容看似丰富,但内容却毫无营养,“讨论了半天,不知道说什么”。
2)开会开菜市场
会议期间,如果会议计划和控制不当,很容易出现“说什么就说什么”的情况产品宣讲,这正是由于偏离了会议主题而导致的失败情况。会议主持人控制会议节奏。
浪费会议时间不说,还透支了参会人员的耐心。
“争论半天,一无所获”是这种会面后的感受。
2、产品经理经历的会议
回顾产品的生命历程:“业务需求→市场调研→产品架构→功能需求池→功能流程图→页面原型→功能逻辑→产品需求文档→产品评审→测试用例→数据分析→产品迭代”。
由此可推导出,产品经理会涉及的会议包括:项目周/月会、项目启动会、需求讨论会、需求评审会、交互评审会、需求调度会、项目评审会.
简单提一下几次会议的内容。
3. 每次会议的一般规则
一看就是好人! 为什么作为产品经理要开那么多会?
白天不用上班开个会敢不敢?
但是作为产品经理,最重要的不就是解决问题的能力吗?
开几次会? 很久? 人员混乱?
别着急,阿精抽象总结了会议的一般规则,不管是什么会议,都可以用。
(别夸我!真要夸我就夸我厦门吴彦祖)
1. 会议的五要素
会议的五要素包括人物、时间、场景、事物和主题。
【数字】
参加会议的利益相关者,包括发言人和与会者
【时间】
指会议的开始时间和结束时间。
我们在开会的时候,往往会记得通知会议的开始时间,而忽略了会议的结束时间,也就是会议时。
当没有设定结束时间时,当人们手头没有急事时,会下意识地认为会议时间很,从而无限延会议时间,导致会议效率低下。
试想一下,你的领导给你布置了一个任务,但是没有截止日期,你会在当天解决吗?
回答:是的!
好吧,别骗自己了,很有可能你不会!
注意事项:
记得提前邀请见面时间。 每个人都有手头的任务,尊重他人的时间和安排。
如涉及时间冲突,按重要程度协调相应方时间。 (比如老板A和下属B的时间冲突,不能延期开会时,协调下属B的时间)
【场景】
指会议的会场,包括投影仪、白板等便于会议有效进行的设施。
【主题】
会议的内容和事件,包括会议的背景和最终要解决的问题。
2、股东大会程序
对于会议的大致流程,阿精总结了一句话“一次约见,两次讲演,三次结束”。
如果把整个过程剖析一下,可以分为三个部分:【会前】、【会中】和【会后】
【会前】
【会议中】
【会后】
4. 高效会议手册 1. 项目周/月会 2. 项目启动会 3. 需求讨论会 4. 需求评审会 5. 互动评审会 6. 需求调度会 7. 项目评审会 5. 会议关注要点一、注意会前准备,提前了解会议主题和内容
为会议做准备不仅涉及演讲者,还涉及与会者。
不言而喻,演讲者需要准备会议内容,与会者也需要了解会议内容,提前准备好相应的材料和内容。
当然,一些想法和灵感来自会议中的思想碰撞,这也是建立在提前准备的前提下的。
2、明确会议目的,控制整个过程的节奏
在会议期间,我们经常在讨论中开始偏离主题。 从A到B,再在B讨论了半天,发现时间过去了。 回过头来看,B既不是会议要解决的问题,A也没有得到有效的方案,造成会议时间的浪费,与会者也会感到沮丧。
这是在没有明确会议目的的情况下“强行跑题”的结果。
会议之初,通过与参会人员明确会议目的,才能使会议“有意义”。
建议:把目的和过程写在白板上
3、精准管理会议时,控制“注意力原则”和“5分钟原则”
会议的短不适合流程,所以需要设定一个会议截止日期。
但在推进过程中,由于会议讨论、不可抗拒因素等,往往容易造成会议延期。
根据科学研究《注意力优先定律》,“一个人的精力在100%状态下只能维持30分钟,超过则效率呈指数级下降”。
过的会议会使全体参会人员朝着效率低下的方向发展,同时会引起人的烦躁情绪,从而可能导致会议中的错误决策和讨论。
因此,会议发言人需要准确管理会议时,以减少会议延迟。 一旦由于某些因素可能会延时,请尽量加快对某些内容的解释。
如果在会议期间,对某个问题有争议,根据“5分钟原则”,如5分钟内未解决,将记录在案,会后另行解决。
建议:设置会议闹钟
4.做好会议纪要
往往对于产品新人来说,开完会,总会被叫去记录会议纪要。
我也经常听到一些产品朋友抱怨,“领导总是让我做会议记录之类的杂事,我该怎么办?”
录音的目的是为了同步记录会议的核心内容和后续的回顾,而不是录音本身。
在阿精看来,这可不是小事。 反而可以锻炼提炼会议内容的能力和产品经理必备的书面表达能力。
同时看时间线一点,会议多,事情复杂,会议纪要对项目人员起到复习的作用。
可以说,只有把会议纪要写好,会议才不会白开。
5.控制与会者
与其说是控制开会人数,不如说是控制开会人数。
人多≠信息传递完整。
我们经常会有一个误区,认为需要把所有的利益相关者都召集到一起开会,但人多了很容易导致会议效率低下。 如果与会者不懂逻辑,会议中提出的问题会扰乱会议的进程和秩序,从而浪费真正会议的时间。
只有与会议有直接关系的人才能参加,比较边缘的可以等到会议进行到一半再参加,或者稍后查看会议纪要。
6.提前计划会议
“开会太乱”、“开会都不知道说什么就结束”、“好像听了一场辩论听了两个小时”等感受,都是没有提前计划好开会造成的。
策划会议包括会议时间分配、会议主题阐述、会议总结。
时间分配主要是指时间的划分。 例如,会议由A、B、C、A、B三部分组成,A占会议时间的50%,B占会议时间的30%,C占会议时间的20% . 当部分内容超过时时,为了会议的效率,在保证内容的前提下,将其余部分的比例缩短,以保证会议的简洁性。
会议内容主题的呈现主要是指演讲者逻辑清晰,减少不必要的语言。
会议总结是指会后总结的陈述,明确会议的结果和会后各部门需要做的工作内容。
7、控制“发散思维”和“趋同思维”
“发散思维”和“趋同思维”是我们平时使用较多的思维方式。
但是在不同的会议中,这两种思维都需要用好。 比如“需求讨论会”更多的是“先发散后收敛”,而“需求评审会”更多的是“收敛思维”。
两种思维方式的合理运用,也能让不同的会议达到最佳效果。
还有一种思维叫做“涌现思维”,它介于两种思维之间。 它通过早期发散阶段出现的灵感来刺激新想法的产生,它更多地出现在“头脑风暴”等会议中。
六、写在最后
产品经理在实际工作中,都会有会议,这是不可避免的。 然后,如果有效率低下的情况,就优化一下。
同时,阿静也采访了几位在大公司/小公司的朋友(很多,最近都成了忙狗),不管公司大小,总有“很多”的问题开会,效率低下”。
我也尽量总结了一些会议SOP和注意点。 虽然不完整,但很精辟。
总的来说,“提前准备、控制节奏、做好会议纪要”是高效会议的必要条件。
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